Как написать отчёт

Вопросы на защите отчёта по практике и ответы

Вопросы комиссии — самая волнительная часть защиты, хотя предсказать их проще, чем кажется. Преподаватели проверяют две вещи: вы действительно были на практике и вы понимаете текст, который сдали. Поэтому почти все вопросы касаются вашей организации, вашей работы и ваших выводов, а не теории из учебника.

Ниже — вопросы, которые звучат чаще всего, сгруппированные по темам, примеры сильных и слабых ответов и приёмы на случай, если ответа вы не знаете.

Вопросы об организации

С них начинают почти всегда: это проверка, что вы знаете место практики не только по сайту.

Чем занимается организация, какой у неё основной вид деятельности?
Какая у неё организационно-правовая форма?
Как устроена структура управления? Кому подчиняется ваш отдел?
Сколько примерно человек работает в подразделении, где вы были?
Какими документами регулируется работа отдела: положение, должностные инструкции, регламенты?
Какие программы используются в работе?
Какие проблемы организации вы заметили?

Ответы на первые пять вопросов есть в вашем же отчёте, в разделе с характеристикой организации. Перечитайте его накануне и запомните названия, цифры и фамилию руководителя от организации.

Вопросы о вашей работе и задании

Здесь комиссия проверяет, что описанные в отчёте работы выполняли вы сами.

Что вы делали в первую неделю практики?
Какую работу вы выполняли самостоятельно, а какую — под руководством?
С какими документами работали? Покажите пример в приложении.
Какое у вас было индивидуальное задание и как вы его выполнили?
Откуда взяты данные в таблице 2?
Что вызвало у вас трудности?
Какие знания из учебных дисциплин пригодились на практике?

Вопрос «откуда данные» задают особенно часто, если в отчёте есть цифры без указания источника. Готовый ответ: «Таблица составлена по данным бухгалтерской отчётности организации за три года, источник указан под таблицей».

Вопросы о выводах и предложениях

Эти вопросы отличают отличную оценку от хорошей: они проверяют, понимаете ли вы, что написали в заключении.

Какой главный вывод вы сделали по итогам практики?
Почему вы предлагаете именно эту меру?
Как ваше предложение можно внедрить и сколько это будет стоить?
Достигнута ли цель практики? Какие задачи выполнены?
Чем результаты практики помогут вам в выпускной работе?

На последний вопрос особенно важно ответить на преддипломной практике: комиссия ждёт связи собранных материалов с темой будущей работы.

Вопросы по документам и оформлению

Отдельная группа вопросов возникает, когда комиссия листает папку с документами. Их задают коротко и ждут такого же короткого ответа.

Почему даты в дневнике и в отчёте не совпадают?
Кто подписал характеристику и какая у него должность?
Почему в списке источников нет ни одного нормативного акта?
Где в отчёте ссылка на приложение В?
Почему тема индивидуального задания в отчёте сформулирована иначе, чем в задании?

Лучший ответ на такие вопросы — тот, который не понадобится: сверьте документы между собой за день до защиты. Если расхождение всё же нашли, объясните его прямо, например: «Практика была продлена на два дня приказом, в дневнике это отражено, в отчёте я не исправил даты — исправлю».

Как отвечать: сильный и слабый ответ

Вопрос	Слабый ответ	Сильный ответ
Что вы делали на практике?	«Разное, помогал сотрудникам»	«Основное — регистрация входящих документов и подготовка писем по шаблону. Ещё участвовал в инвентаризации склада»
Какие проблемы вы заметили?	«Проблем нет, всё хорошо»	«Заявки долго согласуются: их подписывают три человека, и при отсутствии одного процесс останавливается»
Почему такое предложение?	«Так написано в учебнике»	«Потому что задержки возникают на этапе согласования, это видно из таблицы 3. Электронное согласование уберёт ожидание бумажного документа»
Что было трудно?	«Ничего»	«Сначала было сложно разобраться в номенклатуре дел, помогла инструкция по делопроизводству организации»

Схема сильного ответа: короткий прямой ответ в первом предложении, затем один конкретный факт или пример из отчёта. Двадцать-тридцать секунд обычно достаточно.

Если не знаете ответа

Молчание и попытка угадать воспринимаются хуже, чем честное признание. Несколько приёмов:

Переспросите. «Правильно ли я понимаю, вы спрашиваете о структуре всей организации или только нашего отдела?» Это даёт пару секунд и нередко сужает вопрос.
Отвечайте в пределах своего опыта. «Финансовую отчётность организации мне не показывали, но по данным отдела я могу сказать...»
Признайте и свяжите с отчётом. «Точной цифры не помню, она приведена в таблице 1 на странице 8».
Не спорьте с комиссией, даже если считаете вопрос несправедливым. Спокойное «Я учту это замечание» работает лучше любого спора.

Чек-лист подготовки к вопросам

Перечитать отчёт целиком и проверить, что помните все цифры из таблиц
Выучить название организации, отдела и фамилию руководителя от организации
Сверить дневник и отчёт: даты и виды работ должны совпадать
Подготовить ответ на вопрос «что вы делали лично» из трёх-четырёх конкретных пунктов
Сформулировать одной фразой главный вывод и главное предложение
Найти в приложениях пример документа, который вы оформляли сами
Проговорить ответы вслух хотя бы один раз

Комиссия часто смотрит в отзыв или характеристику и задаёт вопрос по ним: «Руководитель пишет, что вы занимались подготовкой отчётов. Каких именно?». Прочитайте эти документы до защиты, чтобы не услышать о своей работе что-то новое.

Вопросы и ответы

Сколько вопросов задают на защите?

Обычно от двух до пяти, в зависимости от формата и числа студентов. Если выступление было понятным, вопросов бывает меньше.

Могут ли спросить теорию?

Могут, но чаще в связке с практикой: «Какие нормативные документы регулируют эту работу?». Перечень источников из отчёта стоит освежить.

Можно ли подглядывать в отчёт при ответе?

Как правило, можно открыть отчёт, чтобы показать таблицу или приложение. Читать ответ с листа нежелательно.

Что делать, если в отчёте нашли ошибку прямо на защите?

Признать её и коротко объяснить, как должно быть. Попытка оправдаться обычно привлекает к ошибке больше внимания.

Многие вопросы на защите — это продолжение типичных замечаний к отчёту. Их список с разбором собран в статье об ошибках в отчёте, а общий порядок защиты — в статье о защите отчёта. Если отчёт ещё не готов, его можно заказать по вашему заданию.

Пришлите вид практики, специальность и методичку — ответим с ценой и сроком.

Узнать цену