Как написать отчёт
Содержание отчёта по практике: как сделать автоматически
Содержание — второй лист отчёта и первое, по чему руководитель судит о его логике. Номера страниц, которые не совпадают с текстом, разные формулировки одного заголовка в оглавлении и в тексте, точки, набитые вручную, — всё это видно сразу и сразу же становится замечанием.
Содержание не нужно набирать руками. В Word оно собирается из заголовков за один щелчок и обновляется после любых правок. Ниже — как подготовить заголовки, собрать оглавление и проверить его перед печатью.
Что должно быть в содержании
В содержание попадают все структурные части отчёта, кроме титульного листа и самого содержания. Типовой состав для производственной практики выглядит так:
| Строка содержания | Пример формулировки |
|---|---|
| Введение | ВВЕДЕНИЕ |
| Раздел 1 | 1 Общая характеристика ООО «Пример» |
| Подразделы | 1.1 Вид деятельности и организационно-правовая форма |
| 1.2 Организационная структура управления | |
| Раздел 2 | 2 Анализ деятельности отдела продаж |
| Подразделы | 2.1 Функции и документооборот отдела |
| 2.2 Выполнение индивидуального задания | |
| Заключение | ЗАКЛЮЧЕНИЕ |
| Список источников | СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ |
| Приложения | ПРИЛОЖЕНИЕ А Устав организации (выписка) |
Заголовки структурных элементов — «Введение», «Заключение», «Список использованных источников», «Приложение» — по ГОСТ 7.32-2017 пишут прописными буквами и не нумеруют. Разделы и подразделы основной части нумеруют арабскими цифрами, точку после номера не ставят. Сколько разделов должно быть и как они называются, подробно разобрано в статье про структуру отчёта.
Шаг 1. Оформите заголовки стилями
Автоматическое оглавление видит только текст, оформленный стилями «Заголовок 1», «Заголовок 2» и так далее. Жирный шрифт, увеличенный кегль и выравнивание по центру, сделанные вручную, для Word ничего не значат.
- «Введение», «Заключение», «Список использованных источников», названия разделов — стиль «Заголовок 1».
- Подразделы вида «1.1», «2.3» — стиль «Заголовок 2».
- Пункты третьего уровня в отчёте по практике обычно не выносят в содержание; если методичка требует, используйте «Заголовок 3».
Сразу настройте сами стили, чтобы не править каждый заголовок отдельно: правая кнопка по стилю → «Изменить». Шрифт тот же, что в тексте, цвет чёрный (по умолчанию Word делает заголовки синими), без курсива. В «Формат» → «Абзац» → «Положение на странице» поставьте «не отрывать от следующего», а для «Заголовка 1» — «с новой страницы»: каждый раздел начнётся с нового листа, как требует большинство методичек.
Шаг 2. Соберите оглавление
- Поставьте курсор
Перейдите на пустой лист после титула (и после задания, если оно входит в файл) и напишите заголовок «СОДЕРЖАНИЕ» по центру. Этот заголовок оформите обычным стилем, иначе он попадёт в оглавление сам на себя.
- Вставьте оглавление
Вкладка «Ссылки» → «Оглавление» → «Настраиваемое оглавление». Готовые варианты «Автособираемое оглавление» добавляют свой заголовок «Оглавление» синим цветом, его потом приходится удалять.
- Задайте параметры
Уровни: 2. Заполнитель: точки. Номера страниц по правому краю. Галочку «Гиперссылки вместо номеров страниц» можно оставить, при печати она не видна.
- Настройте вид строк
Кнопка «Изменить» откроет стили «Оглавление 1» и «Оглавление 2». Задайте Times New Roman 14, интервал 1,5 и отступ слева для второго уровня, например 0,5 см.
- Проверьте результат
Каждая строка должна совпадать с заголовком в тексте слово в слово, номера — с реальными страницами.
Как обновлять содержание
Оглавление — это поле Word. Само оно не пересчитывается: после правок номера и названия в нём остаются старыми, пока вы его не обновите.
- Щёлкните по оглавлению и нажмите F9, либо правой кнопкой → «Обновить поле».
- «Обновить только номера страниц» — если меняли только текст и объём.
- «Обновить целиком» — если переименовали или добавили заголовки. Ручные правки внутри оглавления при этом пропадут, поэтому исправляйте заголовки в тексте, а не в содержании.
Обновляйте содержание последним действием перед печатью и перед отправкой файла руководителю. Если файл сохраняете в PDF, обновите поле до сохранения: в PDF оно уже не пересчитается. О том, как настроить сами номера, читайте в статье про нумерацию страниц.
Типичные ошибки и замечания
| Замечание | Причина | Как исправить |
|---|---|---|
| «Содержание не совпадает с текстом» | оглавление набрано вручную или не обновлено | собрать автоматически и обновить целиком |
| «Точки разной длины, номера не на одной линии» | отточие набито точками и пробелами | заполнитель «точки» и табуляция по правому краю |
| «В содержании лишние строки» | стиль заголовка случайно применён к обычному абзацу | вернуть абзацу стиль «Обычный», обновить поле |
| «Нет приложений в содержании» | заголовок приложения не оформлен стилем | применить «Заголовок 1» к строке «ПРИЛОЖЕНИЕ А» |
| «Заголовки синие и другим шрифтом» | не изменены стили по умолчанию | настроить стили «Заголовок» и «Оглавление» |
| «Подраздел без раздела» | у раздела один подраздел или их нет вовсе | либо два подраздела и больше, либо ни одного |
Чек-лист содержания
- Заголовок «СОДЕРЖАНИЕ» по центру, прописными, сам в оглавление не попал
- Все строки собраны автоматически, ручных правок внутри поля нет
- Формулировки совпадают с заголовками в тексте слово в слово
- Номера страниц совпадают с реальными после последней правки
- Введение, заключение, список источников и приложения не пронумерованы
- В каждом разделе либо ни одного подраздела, либо два и больше
- Шрифт оглавления совпадает с основным текстом, цвет чёрный
Если отчёт собирается из нескольких файлов — например, дневник ведёте отдельно, а основную часть пишете в другом документе, — объедините всё в один файл до сборки содержания. Оглавление собирает заголовки только из текущего документа, и номера страниц в нём считаются от его начала.
Вопросы и ответы
Чем «содержание» отличается от «оглавления»?
Для отчёта по практике это одно и то же. ГОСТ 7.32-2017 использует слово «содержание», поэтому в большинстве методичек лист называется именно так, а «оглавление» — название функции в Word.
Включать ли дневник и характеристику в содержание?
Если они подшиты как приложения — да, с буквой приложения. Если сдаются отдельными документами, в содержание их не включают.
Почему после обновления пропали мои правки?
Обновление целиком пересобирает поле из заголовков текста. Исправляйте формулировки в самом тексте, тогда после обновления они появятся и в содержании.
Можно ли сделать содержание в Google Документах?
Можно: «Вставка» → «Оглавление», заголовки так же оформляются стилями. Но отточие и отступы там настраиваются хуже, поэтому финальную версию удобнее довести в Word.
Аккуратное содержание вытекает из аккуратных заголовков, а те — из продуманной структуры. Если отчёт пишется по записям дневника, начните со статьи о том, как превратить дневник в отчёт. А если времени на сборку и оформление нет, отчёт можно заказать по вашей методичке.
Пришлите вид практики, специальность и методичку — ответим с ценой и сроком.
Узнать цену