Как написать отчёт
Организационная структура в отчёте по практике
Организационная структура показывает, из каких подразделений состоит организация и кто кому подчиняется. В отчёте по практике её дают схемой и текстом: схема наглядна, а текст объясняет, чем занимается каждое подразделение и где в этой системе работали вы. Подраздел обычно идёт сразу после общей характеристики организации.
Ниже — какие бывают структуры и как определить свою, как нарисовать схему, чтобы её приняли без замечаний, и как описать подразделения и должности конкретно, а не пересказом учебника по менеджменту.
Виды организационных структур
В учебниках по менеджменту выделяют несколько типов структур. В отчёте достаточно назвать тип своей организации и коротко обосновать, почему он такой.
| Тип | Признак | Где встречается |
|---|---|---|
| Линейная | Каждый подчиняется одному руководителю, функциональных отделов почти нет | Небольшие магазины, мастерские, кафе |
| Функциональная | Подразделения создаются по функциям: снабжение, продажи, учёт | Малые и средние компании с несколькими отделами |
| Линейно-функциональная | Линейные руководители управляют, функциональные службы им помогают | Большинство предприятий, учреждений, школ и больниц |
| Дивизиональная | Самостоятельные отделения по продуктам или регионам | Крупные компании с филиалами |
| Матричная | Сотрудник подчиняется руководителю отдела и руководителю проекта | Проектные и IT-компании, строительные организации |
Как определить тип структуры своей организации
Посмотрите, кому подчиняются руководители отделов и есть ли у них заместители по направлениям. Если все отделы замыкаются на директора, а бухгалтерия и отдел кадров обслуживают все подразделения сразу, это линейно-функциональная структура. Так устроено большинство баз практики.
Если у организации есть филиалы со своими руководителями и бухгалтерией, речь о дивизиональной структуре. Если сотрудники собираются в команды под проекты и подчиняются одновременно двум руководителям, — о матричной.
Схему структуры попросите у руководителя практики от организации или в отделе кадров. Если готовой схемы нет, составьте её сами по штатному расписанию в открытой части или по беседе с руководителем, и покажите ему перед тем, как вставить в отчёт.
Как нарисовать схему
- Наверху — высший орган или руководитель: общее собрание участников, директор, главный врач, директор школы
- Второй уровень — заместители и руководители, которые подчиняются напрямую первому лицу
- Третий уровень — отделы, службы, отделения; должности внутри отделов на схему выносят только в небольших организациях
- Связи подчинения рисуйте сплошными линиями сверху вниз, связи взаимодействия — пунктиром, если их нужно показать
- Выделите подразделение, где вы проходили практику, рамкой или заливкой и укажите это в тексте
- Подпишите схему под ней по центру: «Рисунок 1 — Организационная структура ООО «Пример»» и укажите источник, например «Составлено по данным организации»
Как описать подразделения и должности
После схемы идёт текст: подразделения по порядку, сверху вниз. Для каждого — подчинение, основные функции и связь с другими подразделениями. Должности описывают по должностным инструкциям, но своими словами и кратко.
«Отдел продаж подчиняется коммерческому директору и отвечает за работу с покупателями: приём заказов, заключение договоров, контроль оплаты и отгрузки. В отделе работают начальник отдела и менеджеры по продажам; менеджеры ведут закреплённых клиентов и передают заказы на склад».
«Главный бухгалтер подчиняется директору, организует учёт и составление отчётности, контролирует расчёты с поставщиками и бюджетом».
Отдельным абзацем опишите подразделение, где вы проходили практику: число сотрудников в общем виде, оборудование и программы, с которыми работает отдел, и ваше место в его работе. На этом абзаце строится связь с основной частью отчёта, которая описывает уже выполненные вами работы, — подробнее в разделе про основную часть отчёта.
Оценка структуры для вузовского отчёта
В отчётах студентов вузов, особенно по направлениям «Менеджмент» и «Управление персоналом», часто требуют не только описать, но и оценить структуру. Достаточно двух-трёх наблюдений с примерами.
«Достоинство линейно-функциональной структуры ООО «Пример» — чёткое подчинение и ясная ответственность руководителей отделов. Недостаток — все согласования замыкаются на директора: при заключении нестандартных договоров отдел продаж ждёт решения несколько дней».
Предложения по изменению структуры уместны, если они следуют из наблюдений, а не из учебника. Их обосновывают в главе анализа, которой посвящена статья про анализ деятельности.
Ошибки в разделе
- Схема скопирована с сайта или из чужого отчёта и не совпадает с реальной структурой
- На схеме нет подписи, номера рисунка и источника
- Текст пересказывает определения из учебника, а подразделения своей организации описаны одной строкой
- Не указано, в каком подразделении вы проходили практику
- Должностные инструкции перенесены целиком на несколько страниц
Если схема не помещается на страницу или содержит много уровней, в тексте оставьте упрощённую схему до уровня отделов, а полную вынесите в приложение со ссылкой: «Полная схема организационной структуры приведена в приложении А».
Вопросы и ответы
В какой программе рисовать схему структуры?
Подойдёт любой текстовый редактор с функцией вставки схем или графический редактор. Главное — чтобы схема была читаемой при печати, а шрифт на ней — не мельче основного текста примерно на два-три пункта.
Можно ли вставить в отчёт схему, полученную от организации?
Да, если организация разрешила её использовать. Под рисунком укажите источник, например «Источник: данные ООО «Пример»». Сведения, которые организация считает закрытыми, не публикуйте.
Как описать структуру школы или больницы?
Так же, сверху вниз. В школе: директор, заместители по учебной и воспитательной работе, методические объединения учителей, административно-хозяйственная служба. В больнице: главный врач, заместители по медицинской части и по экономике, отделения, вспомогательные службы. Состав берите с официального сайта учреждения и уточняйте у руководителя практики.
Нужно ли описывать все подразделения крупного предприятия?
Нет. Опишите верхний уровень управления и подробно — подразделение, где проходила практика, и те, с которыми оно взаимодействует.
Если нет времени разбираться со схемой и описанием структуры, отчёт можно заказать, приложив сведения о базе практики.
Пришлите вид практики, место практики и методичку, ответим с ценой и сроком.
Узнать цену