Коммерческая тайна в отчёте по практике: как писать

Какая информация бывает закрытой

В отчёте по практике чаще всего сталкиваются с несколькими видами охраняемой информации.

Какие именно сведения организация считает коммерческой тайной, знает только она. Поэтому главный шаг — спросить.

Что обычно можно включить в отчёт

• Общие сведения об организации: наименование, организационно-правовая форма, вид деятельности, история — если организация не против упоминания.
• Опубликованную бухгалтерскую отчётность и раскрытую информацию: многие организации публикуют её или она доступна из открытых государственных источников.
• Организационную структуру в общем виде: подразделения и их функции без фамилий.
• Описание процессов: как обрабатывается заявка, как проходит приёмка товара — без данных конкретных клиентов и договоров.
• Формы документов как бланки или с условными данными.
• Ваши собственные расчёты на открытых данных и ваши выводы.

Чего не стоит включать

• Внутреннюю управленческую отчётность, если на это нет разрешения.
• Документы с реальными реквизитами контрагентов, суммами договоров, подписями и печатями.
• Скриншоты внутренних систем, баз клиентов, рабочих чатов.
• Персональные данные сотрудников и клиентов: фамилии, контакты, зарплаты.
• Сведения, которые вам сказали устно с оговоркой «это между нами».
• Технологические секреты: рецептуры, исходный код, настройки оборудования, если организация их охраняет.

Как обезличивать данные

Обезличивание — не удаление смысла. Анализ остаётся, но по данным нельзя восстановить закрытые сведения. Основные приёмы:

Относительные показатели вместо абсолютных. Не «выручка 48,3 млн руб.», а «выручка выросла на 12 % к прошлому году» — если и это разрешено. Доли, темпы роста, структура в процентах часто раскрывают меньше, чем суммы.

Индексы. Принять показатель базового года за 100 и показать динамику в индексах.

Условное наименование. «ООО «Пример»», «условное предприятие розничной торговли» вместо реального названия, если организация не хочет упоминания.

Обобщение. «Крупный поставщик строительных материалов» вместо названия контрагента. «Менеджер отдела продаж» вместо фамилии.

Бланки вместо заполненных документов. В приложения — пустая форма или форма с условными данными: «Иванов И. И.», «ИНН 0000000000».

Пример формулировки для введения:

В связи с требованиями организации к защите информации абсолютные значения показателей заменены относительными, наименования контрагентов обезличены.

Как договориться с руководителем от организации

Лучше обсудить вопрос в первую неделю, а не за день до сдачи. Покажите руководителю практики от организации список разделов отчёта и спросите прямо:

1. Можно ли называть организацию в отчёте или нужно условное наименование?
2. Какие документы и данные можно использовать и в каком виде?
3. Можно ли брать опубликованную отчётность и есть ли она?
4. Нужно ли показать отчёт перед сдачей?

Если организация требует подписать обязательство о неразглашении, внимательно прочитайте его: в нём обычно перечислено, что считается закрытой информацией. Это и будет вашим ориентиром при написании отчёта.

Ответы руководителя лучше зафиксировать письменно — хотя бы в короткой переписке по почте: «Подтверждаю, что в отчёте можно использовать опубликованную отчётность за три года, остальные показатели — в процентах». Если позже возникнет вопрос, вы покажете, что действовали по согласованию.

Если организация не хочет упоминания в отчёте, это тоже решаемо. В учебном заведении база практики всё равно известна по договору, а в тексте отчёта можно использовать условное наименование. Предупредите об этом руководителя практики от учебного заведения.

Если данных совсем нет

Бывает, что организация не даёт ни цифр, ни документов. Отчёт всё равно можно написать содержательно.

• Анализ строится на опубликованной отчётности или на данных из открытых государственных источников.
• Раздел о деятельности описывает процессы, которые вы наблюдали.
• Индивидуальное задание формулируется так, чтобы для него хватало открытых данных: сравнение продуктов, анализ рынка, разработка предложений.

Согласуйте такую замену с руководителем практики от учебного заведения: ему важно понимать, почему в отчёте нет внутренних цифр. Как строится анализ деятельности, разобрано в разделе анализ деятельности организации.

Чек-лист перед сдачей отчёта

• Нет фамилий клиентов, пациентов, контрагентов и сотрудников, кроме руководителя практики, если это требуется формой.
• Цифры либо опубликованы, либо обезличены, либо разрешены организацией.
• В приложениях — бланки или документы с условными данными.
• Нет скриншотов внутренних систем.
• Во введении указано, что данные обезличены, если это так.
• Отчёт показан руководителю от организации, если она этого просила.

Вопросы и ответы

Смежные темы: практика в банке, как не провалить защиту. Если нужен отчёт с корректно обезличенными данными, его можно заказать по вашему заданию и материалам, которые разрешила организация.